Processo Paperless: come risparmiare ore e ore dei tuoi dipendenti e tonnellate di carta

Hai mai pensato che nella tua azienda venga utilizzata troppa carta di cui si potrebbe fare a meno semplicemente grazie a strumenti tecnologici innovativi? Ti sei mai reso conto di quante ore i tuoi dipendenti passano a fare azioni che potrebbero essere velocizzate grazie a strumenti informatici?

Se la risposta a una delle due domande appena formulate è sì continua a leggere il post perché in pochi minuti ti spiegheremo come possiamo aiutarti a ottimizzare la gestione documentale nei processi della tua azienda facendoti risparmiare tempo e risorse.

Adottare un processo paperless per la tua azienda significa eliminare la carta superflua dalle scrivanie o dai tavoli di lavoro dei tuoi dipendenti.

Significa rispondere in modo concreto all’informatizzazione dei processi aziendali e modificare metodi di lavoro ancorati a moduli, modelli, carta e scartoffie.

Procedure che non solo hanno un impatto ambientale ma che senza dubbio a lungo andare generano problemi in termini di spazio di archiviazione e costi logistici, rapidità di accesso alle informazioni e condivisione dei documenti.

Un esempio chiarirà subito le potenzialità dell’attivazione di un processo paperless all’interno della vostra azienda. Prendiamo come caso pratico un’impresa che ogni anno esegue 300.000 riparazioni su macchinari industriali.

Supponiamo che per ognuna di queste riparazioni l’operatore debba stampare una check-list con le azioni da eseguire e da spuntare a mano ogni volta che il lavoro va avanti.

Lo stesso operatore, terminata la riparazione, dovrà poi riportare su un pc in sede, poiché la piattaforma di gestione non è responsive, ovvero non è consultabile da un tablet o uno smartphone, i dati riportati sulla check-list cartacea.

Supponendo che per fare quest’ultima operazione impieghi 1 minuto, significa che, ogni anno, i vostri dipendenti passano 300.000 minuti a copiare dati su un terminale informatico.

300.000 minuti che potrebbero essere risparmiati ai vostri dipendenti se potessero inserire i dati relativi alla check-list direttamente su un software responsive in grado di poter essere gestito da qualsiasi dispositivo connesso in rete.

300.000 minuti che corrispondono al lavoro di circa tre persone a tempo pieno.

Se consideriamo che ognuna di queste check-list è stampata su un foglio A4 che pesa 4,99 grammi che al termine dell’operazione viene gettato, potrete annoverare tra i vostri risparmi quello di 1,5 tonnellate di carta all’anno.

Una semplice scelta che avrà un fortissimo impatto ecologico sulla vostra azienda e sull’ambiente e che porta vantaggi anche in termini di costi e efficienza.

Primo fra tutti quello dell’acquisto di oltre una tonnellata di carta l’anno e il conseguente costo dello smaltimento dei rifiuti generati. Un piccolo e importante passo che genera un grande valore per la vostra azienda.

In Kiwibit, grazie al lavoro del nostro qualificato team di ingegneri informatici e elettronici, siamo in grado di studiare le esigenze del tuo processo aziendale e individuare la soluzione migliore per ottimizzare i flussi documentali e creare valore reale in termini di risparmio di ore/uomo e soprattutto di risorse come la carta che oltre al dispendio in termini economici  hanno anche un forte impatto ambientale.

Attraverso i nostri servizi di system integration e sviluppo software su misura saremo in grado di snellire i tuoi processi, ottimizzarli e renderli più efficienti, rendendo così la gestione documentale dei processi della tua azienda paperless e quindi anche con minore impatto ambientale.

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